Audit de 100 % des dédouanements

Le logiciel GTM d’Allyn International (CIMS™) offre des solutions de pointe qui maximisent la conformité et l’efficacité des entreprises clientes. L’un des modules clés est le Module d’Audit de dédouanements, qui offre un audit électronique complet de toutes les déclarations en douane.

L’audit de 100 % des dédouanements permet d’augmenter le taux de conformité et de réduire considérablement les risques. Cette pratique exemplaire garantit la déclaration correcte de toutes les importations et favorise une meilleure visibilité et un meilleur accès aux données et documents de dédouanement. Les documents et les données disponibles améliorent les capacités opérationnelles et permettent une analyse stratégique des données commerciales.

Des tableaux de bord et des fiches d’évaluation sont également disponibles pour mesurer la performance des commissionnaires en douane et des importateurs.

Processus de mise en place

La première étape de la mise en place de l’audit électronique à 100 % consiste à créer une liste détaillée des pièces (avec classification NC/SH (1), description de la pièce, pays d’origine, valeur unitaire, accord de libre-échange et origine préférentielle (2), OGR (3), BTI (4), décision anticipée (5), etc.). Si une telle liste n’est pas encore disponible, Allyn International peut aider à sa création, sa classification et sa mise en forme pour garantir la conformité avec le Code des Douanes de l’Union (CDU) (6). Une fois la liste finalisée, elle sera téléchargée dans CIMS™.

L’étape suivante consiste pour Allyn International à collaborer avec les commissionnaires en douane pour établir et sécuriser un flux automatique de données électroniques des déclarations concernées vers CIMS™. Ce service peut être déployé à l’échelle mondiale, car Allyn International le propose déjà en Amérique du Nord, en Europe, au Moyen-Orient, en Afrique et en Asie. CIMS™ est déjà connecté à de nombreux commissionnaires en douane et à une variété de systèmes ERP (7) et TMS (8), ce qui rend le processus de mise en place relativement rapide.

Processus d’audit

CIMS™ analysera les déclarations douanières dès que les données des commissionnaires seront disponibles. L’idéal étant que les données soient transmises quotidiennement à notre système. Il est essentiel de recevoir ces données rapidement afin de permettre des corrections d’entrée lorsque cela est possible.

Une fois les données traitées par CIMS™, toute exception (écart entre les données de dédouanements et la liste des pièces) sera examinée par un expert en conformité. Cet expert déterminera si l’exception constitue une erreur. Nous constatons régulièrement des erreurs dans les champs classification NC/SH, valeur facture totale (TEV) (9), valeur ligne, pays d’origine, pays d’export, Incoterms, Code du producteur (EORI) (10), parties liées ou non, Accords de Libre Echange (FTA), mais nous pouvons auditer tout autre champ disponible.

Lorsqu’une erreur est identifiée, le commissionnaire sera informé et devra corriger l’erreur immédiatement si possible, ou collaborer avec l’importateur pour effectuer les démarches postérieures à l’entrée. Dans l’UE, les corrections peuvent souvent être effectuées via des amendements post-dédouanement ou des divulgations volontaires, selon les procédures de l’État membre.

Avantages

Les importateurs peuvent tirer plusieurs avantages significatifs de ce système, notamment :

Conformité accrue : 100 % des déclarations en douane seront auditées. Cela permet aux importateurs de démontrer leur diligence raisonnable, conformément à l’article 5 du Code des Douanes de l’Union (CDU) (11), et de garantir une déclaration correcte des importations. Les erreurs seront analysées et résolues, permettant à l’importateur de mieux comprendre les problèmes rencontrés. De plus, si les erreurs sont dues à un problème systémique important, ce processus permet à l’importateur de prendre des mesures proactives pour le corriger. Ce qui pourrait également permettre de réduire, voire d’éliminer, les demandes de remboursement.

Performance accrue des commissionnaires : Le programme d’audit de 100 % des déclarations douanière d’Allyn International permet aux importateurs de mesurer la performance des commissionnaires en douane de manière détaillée. Évaluer les commissionnaires et examiner leur performance sont deux éléments clés d’une relation réussie importateur–commissionnaire, et des facteurs critiques pour garantir ou protéger la certification OEA (Opérateur Économique Agréé). Un commissionnaire performant signifie généralement un importateur performant.

Archivage : Un avantage supplémentaire de l’utilisation du module d’audit des dédouanements d’Allyn International est la capacité d’archivage associée. Vos documents seront enregistrés dans notre système CIMS™ et pourront être interrogés selon n’importe quel champ des données douanières reçues. Par exemple, les déclarations peuvent être recherchées par classification NC/SH, pays d’origine, date de déclaration douanière, par transporteur, par commissionnaire ou par tout autre champ disponible.

Données et rapports : Selon le processus décrit ci-dessus, Allyn International recevra les données d’entrée du commissionnaire en douane. Ces données seront stockées dans notre système et facilement accessibles aux importateurs. Nous proposons des rapports standardisés, tout en offrant également des tableaux de bord personnalisables à la demande, configurables selon les besoins spécifiques du client.

La fonction d’audit de 100 % des dédouanements du logiciel d’Allyn International apporte de la valeur à tous les utilisateurs. Du point de vue des meilleures pratiques en matière de conformité, il n’existe pas de meilleure méthode pour garantir la déclaration correcte de tous les dédouanements. Du point de vue de la valeur ajoutée, les modules d’archivage et de reporting offrent des avantages supplémentaires qui contribuent à maximiser le retour sur investissement pour le client.

Contributeur : Matthew Dreckman (PF /CM pour la version UE en français)

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Glossaire :

1. NC/SH : Nomenclature combinée – système de classification des marchandises de l’UE basé sur le Système Harmonisé international (SH), avec des subdivisions spécifiques à l’UE.
2. FTA : Accords de libre-échange
3. OGR : Autres réglementations gouvernementales – réglementations non douanières imposées par d’autres organismes gouvernementaux (ex. : santé, sécurité, environnement, agriculture) à respecter lors de l’importation dans l’UE.
4. BTI : Information tarifaire contraignante – décision juridiquement contraignante des autorités douanières de l’UE confirmant la classification tarifaire correcte (code NC) d’un produit.
5. Décision anticipée : Décision préalable des autorités douanières sur la classification, l’origine ou la valeur des marchandises, offrant une sécurité juridique avant l’importation.
6. CDU : Code des Douanes de l’Union – cadre juridique complet de l’UE pour les règles et procédures douanières, régissant toutes les importations, exportations et transits de marchandises.
7. ERP : Système de planification des ressources de l'entreprise
8. TMS : Système de gestion du transport
9. Valeur facture totale/TEV : Valeur temporaire d’exportation/importation – valeur déclarée pour les marchandises temporairement exportées ou importées dans le cadre de procédures douanières spéciales (ex. : réparation, exposition, transformation), souvent avec exonération partielle ou totale des droits.
10. EORI : Numéro d'enregistrement et d'identification des opérateurs économiques. Un numéro EORI douanier est requis pour le dédouanement des marchandises au sein de la zone douanière de l'Union européenne. Cela s'applique à toutes les activités douanières, y compris l'exportation, l'importation et le transit.
11. Article 5 du CDU : Définit les principaux termes douaniers et établit les principes généraux de la législation douanière dans l’UE.